W jaki sposób należy się przygotować do aplikowania o wsparcie unijne

Dotacje unijne to temat nie od dziś nurtujący polskie przedsiębiorstwa. Aktualnie jesteśmy w drugim okresie programowania, które trwa od 2014 do 2020 r. Należy jednak pamiętać, że pozyskane wsparcie, przedsiębiorcy mogą rozliczać do końca 2023 r. Wśród najpopularniejszych programów, oferujących wsparcie dla firm posiadających swoją siedzibę na terenie Polski, można wyszczególnić następujące programy:

– Regionalne Programy Operacyjne

W swojej strukturze zakładają działania ukierunkowane na dofinansowanie: prac B+R prowadzonych w firmach; inwestycje związane z wdrożeniem na rynek nowych bądź znacząco ulepszonych produktów lub usług, oraz bardzo często działania eksportowe, czy z tematyki technologii informacyjno-komunikacyjnych (modele biznesowe typu B2B, B2C, C2C). Dofinansowaniu podlegają również projekty związane z usługami na opracowanie nowej technologii, produktu, usługi. Informacji o programie oraz poszczególnych działaniach można szukać na dedykowanych stronach internetowych, dla przykładu: Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego: http://www.rpo.podkarpackie.pl, Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego: http://rpo.slaskie.pl.

– Program Operacyjny Inteligentny Rozwój

Jest to program o zasięgu ogólnokrajowym, oferujący wsparcie dla przedsiębiorstw na prace B+R, projekty inwestycyjne (mające na celu wdrożeni wyników prac B+R), czy też eksport. Limity kosztów kwalifikowanych, a tym samym wartość dofinansowania  są tutaj wyższe, niż w Regionalnych Programach Operacyjnych. Program posiada także działania z zakresu koncepcji nowego designu, czy dotacji w postaci bonów na innowacje, w celu opracowania przez zewnętrzne podmioty nowej technologii, procesu produkcyjnego, produktu, usługi. Szczegóły i harmonogram naborów dostępny na stronie: http://www.poir.gov.pl.

– Program Operacyjny Polska Wschodnia

Jak sama nazwa sugeruje, jest on skierowany do firm posiadających swoją siedzibę/oddział na terenach Polski Wschodniej. Konkretnie dotyczy następujących województw: podkarpackie, świętokrzyskie, lubelskie, podlaskie oraz warmińsko-mazurskie. Są to regiony słabiej rozwinięte, dlatego też otrzymały dodatkową pulę środków na zwiększenie swojej atrakcyjności inwestycyjnej. Poszczególne działania, poddziałania dedykowane są dofinansowaniu inwestycji, a także są wsparciem w opracowaniu strategii wzorniczej, eksportowej. Informacje dostępne pod adresem: https://www.polskawschodnia.gov.pl

Znając powyższe możliwości pozyskania wsparcia, każdy przedsiębiorca chcąc ubiegać się o dofinansowanie powinien przeanalizować poniższe aspekty.

Pomysł na projekt

Najważniejszy w projekcie jest pomysł na rozwój prowadzonej działalności gospodarczej. Ważnym aspektem jest także potencjał posiadanej oferty produktowej, usługowej na rynku konkurencyjnym. Niestety, dofinansowanie typowych działań  prorozwojowych skończyło się z poprzednią perspektywą finansową 2007-2013. Teraz podstawą jest nowość produktów/usług w ujęciu rynku krajowego, bądź ich znaczące udoskonalenie, które będzie odznaczać się innowacyjnością na tle innych firm z rynku krajowego.

Innowacyjność powinna odzwierciedlać się w nowych cechach, funkcjonalnościach, czy parametrach planowanych do wdrożenia produktów, usług. Innym wyzwaniem dla przedsiębiorcy mogą być prace B+R. O ile większość firm prowadzi takie prace, ponieważ bezustannie pracuje nad ulepszeniem posiadanej oferty, tak problemem może okazać się udokumentowanie wykonania takich prac. Prace badawczo-rozwojowe mogą być również zlecane zewnętrznym podmiotom typu: Jednostki Naukowe, Centra Badawczo-Rozwojowe. Dlaczego innowacyjność oraz prace B+R są tak istotne? Ponieważ są to główne kryteria dopuszczające, a także fakultatywne – punktowane w ramach poszczególnych naborów. Konkurencyjność w ilości złożonych projektów po 2015 r. gwałtowanie poszła do góry. Spowodowało to konieczność uzyskania jak największej ilości punktów. Dzięki temu przybliżą one nas, do znalezienia się na liście rankingowej projektów zatwierdzonych do dofinansowania.

Analiza zasobów

Ważną kwestią jest także analiza zasobów firmy niezbędnych do wdrożenia prac B+R. Przede wszystkim analiza potrzeb inwestycyjnych, jakie środki trwałe musi pozyskać firma w celu wdrożenia opracowanych produktów, usług, bądź też ulepszeń do planowanej oferty. W ten sposób uzyskuje się wartość inwestycji, co jest dość istotne, ponieważ powyżej wyszczególnione działania/konkursy posiadają limity minimalnych, a także maksymalnych kosztów kwalifikowanych, czy też wartości dofinansowania. Inwestycję należy zaplanować również w czasie i zweryfikować czy mieści się ona w założeniach programowych, czyli nie wykracza poza 2023 r., jak również w terminowości poszczególnych konkursów.

Dlaczego określenie budżetu jest tak istotne? Po pierwsze, od wartości kosztów kwalifikowanych liczona jest kwota dofinansowania. Po drugie, to co zostanie ujęte w harmonogramie rzeczowo-finansowym nie może ulec zmianie. Na późniejszym etapie w żaden sposób nie zwiększymy kwoty dofinansowania. Na pewno nie będziemy mogli wprowadzić dodatkowych urządzeń, ale również zrezygnowanie z części zakupów może okazać się problematyczne. Dzieje się tak, ponieważ jeżeli na etapie wnioskowania dany element był niezbędny do wdrożenia naszej nowości, to docelowo pojawia się pytanie czy bez jego zakupu osiągniemy cele samego projektu. Aneksowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego jest możliwe, ale bardziej w zakresie przesunięć oszczędności, bądź przesunięć czasowych. Duże zmiany wykluczające część zakresu rzeczowego są już kwestią sporną i będą indywidualnie rozpatrywane przez Instytucję.

Zdolność do opracowania projektu

Warto zadać pytanie, czy firma będzie w stanie sama opracować projekt, oraz czy posiada zasoby, które pozwolą równolegle prowadzić działalności gospodarczą oraz rozliczać realizowany projekt. Jest to istotny aspekt, ponieważ samo opracowanie projektu będzie wiązać się z koniecznością zapoznania z wieloma dokumentami m.in.: regulaminem naboru, kryteriami wyboru projektów, wnioskiem oraz instrukcją jego wypełnienia, wykazem kosztów kwalifikowanych, instrukcją obsługi systemu LSI, przez który składana jest cała dokumentacja konkursowa. Po złożeniu wniosku o dofinansowanie następuje jego ocena przez Instytucję Organizującą Konkurs. Tutaj trzeba być gotowym na sprawne i szybkie przygotowanie uzupełnień formalnych, na które firma ma przeważnie tylko 7 dni. Na tym oczywiście nie kończy się przygoda z funduszami unijnymi. Jeśli projekt uzyska odpowiednią ilość punktów, firma zostanie zaproszona do podpisania umowy o dofinansowanie, a to rozpoczyna realizację planów przedstawionych we wniosku o dofinansowanie.

Od tego momentu zaczyna się tzw. „papierologia”. Etap rozliczenia pozyskanego dofinansowania to  praca w oparciu o:

• postępowania ofertowe na zakupy przewidziane w projekcie,
• wnioski o płatność,
• wnioski sprawozdawcze.

W większości przypadków dotacje działają na zasadzie refundacji. Polega to na tym, że firma w pierwszej kolejności musi dokonać zakupu, aby następnie z całościowo opłaconym wydatkiem wystąpić o zwrot poniesionych kosztów. Oprócz powyższych aspektów należy pamiętać o przestrzeganiu zasad promocji projektu, bieżącego monitoringu realizacji projektu, szczególnie pod względem wskaźników produktów oraz rezultatu, czy prowadzenia bieżącego kontaktu z instytucją rozliczającą projekt. Jednym słowem może okazać się, iż firma nie będzie dysponować odpowiednim zapleczem kadrowym do obsługi projektu. Rozwiązaniem, na które decyduje się większość Beneficjentów jest zlecenie powyższych działań firmie doradczej.

Także i w tym zakresie nasza firma: Siegma-Consult jest do Państwa dyspozycji. Warto pamiętać, iż pierwsze konsultacje z nami są bezpłatne. Pozwoli to zweryfikować możliwości pozyskania wsparcia, ocenić szanse uzyskania dofinansowania oraz wstępnie określić działania, jakie musi podjąć firma, aby osiągnąć zamierzony cel.

Mając rozeznanie powyższych aspektów możemy śmiało powiedzieć, że jesteśmy przygotowani do rozpoczęcia procesu aplikacji o środki z Funduszy Unijnych. Później jedynie musimy uzbroić się w cierpliwość, która pozwoli przetrwać czas oczekiwania na przyznanie dofinansowania. Następnie realizujemy projekt. Należy także pamiętać, że okres trwałości w przypadku firm z sektora MŚP wynosi 3 lata, zaś dużych przedsiębiorstw 5 lat.

Siegma Consult to firma konsultingowa, gdzie uzyskasz poradę na temat dotacji dla Twojej firmy. Doradzimy najlepszy sposób pozyskania wsparcia, a także przeprowadzimy cały proces od początku do końca. Rozwój Twojej firmy jest w zasięgu ręki!

Siegma Consult – eksperci od dotacji!